Профиль должности — один из документов, в котором подробно описаны требования к специалистам. Расскажем, как его составить, что написать в каждом разделе. Дадим образец профиля должности и шаблон для заполнения.
Что входит в профиль должности
Профиль должности — это один из эталонов и фундаментальных инструментов всей HR-системы. В документе подробно описывают саму должность, формируют биографические требования, основные аспекты корпоративной культуры, определяют функционал специалиста и ключевые компетенции, которые потребуются для успешного выполнения возложенных функций по определенной профессии. Все это и называется профилем должности.
Профиль должности: образец
Скачать полностью >>>
В описательные характеристики профиля занимаемой должности обычно включают название организации, структурного подразделения или отдела, определение целевого назначения должности, реквизиты руководителя. Если сотрудник занимает руководящую должность, то в качестве дополнения перечисляют весь перечень подчиненных.
Например, профиль должности директора включает в себя следующие навыки:
- ставить цели и задачи, определять приоритеты;
- распределять функциональные обязанности между подчиненными;
- обеспечивать контроль и проведение оценки результатов работы;
- действовать с учетом специфики работы компании.
В разделе функциональных обязанностей фиксируют весь перечень требований к функциям, которые возложены на определенного сотрудника. При заполнении раздела нужно опираться на должностную инструкцию специалиста. Как только заполнят этот раздел, приступают к оформлению списка ключевых компетенций. Сюда следует включать в основном профессиональные качества, но и о личностных не стоит забывать, если работник контактирует с людьми, например, управляет персоналом или выступает менеджером по продажам.
Список качеств, которые должны быть у развитых сотрудников
Скачать полностью >>>
В разделе с биографическими данными в профиле должности фиксируют требования к возрасту, полу специалиста, а также к опыту работы и образованию. Здесь нельзя указывать требования, которые хоть как-то указывают на дискриминацию. В противном случае возможны разбирательства и штрафы.
В профиле должности можно перечислять и корпоративные ценности, если в компании развита культура. Чтобы кандидат на должность быстро прошел адаптационный период и вписался в коллектив, учитывают особенности личности, уровень компетенции. Например, при работе с клиентами сложно обойтись без коммуникативной компетентности, клиентоориентированности, умения построить долгосрочные отношения и заключить выгодные контракты.
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Цифровой профиль сотрудника. Зачем бизнесу понадобился новый инструмент и какой от него толк
Профиль должности: пример
Обсудив с коммерческим директором цели и функционал маркетолога в компании, HR-директор начал составление профиля должности. При описание функциональных обязанностей маркетолога он учел требования к должности, особенности организации, накопленный опыт.
В описании профиля должности оказались такие пункты:
- составляет маркетинговый план (на период от одного месяца до года), чтобы планировать свою деятельность;
- утверждает план у руководителя компании;
- заносит информацию в специализированные базы данных и оперативно доносит ее до респондентов;
- организует мероприятия для позиционирования компании и ее продукции на рынке, а также акции для привлечения внимания потенциальных клиентов;
- инициирует публикации о компании в профильных СМИ и соцсетях;
- организует выступления экспертов на конференциях и выставках;
- обеспечивает участие компании в выставках;
- контролирует контентную часть сайтов компании, отвечает за их наполнение информацией, способной привлечь внимание потенциальных клиентов;
- готовит презентационные материалы, разрабатывает дизайн сувенирной продукции, обеспечивает ее изготовление.
Описание профиля должности маркетолога
Скачать полностью >>>
Подумав, глава службы персонала добавил еще один пункт, обязательный для всех категорий сотрудников, — «соблюдение требований, установленных для персонала локальными нормативными актами компании». На этом разработка профиля должности закончилась.
Скачайте другие примеры профилей должности
Как составить профиль должности
Формирование профиля должности помогает решить задачи стандартизации. К его разработке можно привлекать руководителей всех уровней, наставников, специалистов по кадрам, секретарей и даже гендиров. Выберите, кто займется формированием профиля, и закрепите обязанности приказом. Не забудьте включить в рабочую группу себя — специалист по управлению персоналом должен принимать непосредственное участие в процессе.
Формализуйте каждую специальность и закрепите в качестве стандарта — это позволит решить сразу несколько проблем. Во-первых, вам будет легче определять, какие кандидаты действительно подходят на вакантную должность. Во-вторых, если вы доверите отбор агентству, вам останется только представить профиль требований к должности, чтобы рекрутерам стало ясно, какие кандидаты подойдут.
Профиль должности: шаблон для руководящих должностей
Скачать полностью >>>
Опишите обязанности и действия сотрудника. Чтобы не ошибиться, поговорите с руководителем структурного подразделения, а также с опытными сотрудниками, которые успешно работают или работали на аналогичной должности. Понаблюдайте за тем, как работает опытный сотрудник, чтобы понять, какие требования предъявлять. В итоге все результаты разбейте на три группы: лучшие, средние и худшие. Это поможет понять, каких показателей труда ждать от новичка и какую работу считать хорошей, а какую — посредственной. Запишите поведенческие индикаторы, например, в виде таблице.
Составьте аналогичные таблички для разных специальностей. В последующем это позволит быстрее редактировать профессиональный профиль должности при начале очередного поиска или при изменении требований к сотрудникам по причине внедрения новых технологий.
Примеры описания функционала работников разных должностей
Скачать полностью >>>
После того как вы определили поведенческие индикаторы, опишите функциональные обязанности и действия, которые будет совершать сотрудник. Особое внимание уделяйте тем моментам деятельности, которые оказывают влияние на результат. Рассмотрите разные ситуации, определите, что должен делать сотрудник в каждой из этих них. Исходя из этого, вы поймете, какие компетенции и качества важны для кандидата, что включить в профиль должности менеджера, руководителя, других специалистов.
На следующем этапе определите эталонные поведенческие индикаторы сотрудника, желаемые психические и личностные качества. Возьмите за основу каждую обязанность из тех, что будут стоять перед новым сотрудником и зафиксируйте, какое именно поведение и отношение к делу он должен демонстрировать. Это и есть поведенческие индикаторы — проявления тех или иных качеств.
Карта значимых компетенций
Скачать полностью >>>
Совет от редакции
Если вы запутались и не знаете, что писать, смотрите подсказки по составлению профиля должности в Системе Кадры
При составлении профиля должности не отталкивайтесь только от результатов оценки персонала. Во-первых, в компаниях редко разрабатываются системы, которые позволяют объективно и всесторонне оценить работников. Поэтому, как это ни парадоксально, лучшие сотрудники по итогам оценки нередко получают низкие баллы, а неэффективные работники — проходят процедуру успешнее. Во-вторых, порой оценка проводится для конкретных целей, например, чтобы выявить лояльность сотрудников. Использовать результаты такой оценки нельзя.
Читайте в Системе Кадры: Как документально оформить профиль должности
Как внедрить профиль занимаемой должности
Профиль должности для работы HR-а играет важную роль. Без составленного шаблона достаточно трудно предъявлять соответствующие требования к кандидатам и проводит качественный отбор. А это приводит к тому, что процесс адаптации затягивается, текучесть кадров существенно увеличивается. И организация вынуждена тратить дополнительные материальные средства на проведение повторного отбора.
Проверьте документ с помощью матрицы подбора, в которой вы найдете все необходимые компетенции для специалистов разных должностей. Затем согласуйте со специалистами, только после этого вводите официально. Учитывайте, что требования, зафиксированные в нем, не должны быть ниже, чем к специалистам, занимающим аналогичную должность. В противном случае возникнет конфликт, который приведет к выживанию новичков из компании.
Матрица подбора от экспертов журнала «Директор по персоналу» поможет определить значимые компетенции, которые должны быть в профиле должности
Протестировать сервис >>>
Необходимо учитывать, что на законодательном уровне организациям не предписано создавать и внедрять профили должности. Такая работа проводится на добровольной основе, если руководство организации планомерно подходит ко всем процессам управления и планирует решить стратегические и текущие задачи без дополнительных затрат. Кроме того, внедрение профиля должности по всем специальностям позволит создать прозрачную картину того, кто и за что несет ответственность в компании, какие компетенции необходимы каждому специалисту.
