HR-аутсорсинг: как грамотно распределить функции компании и сэкономить бюджет HR-отдела

HR-аутсорсинг: что это и какие функции можно отдать на аутсорс

Аутсорсинг в HR-сфере — это передача отдельных функций, связанных с управлением кадровым персоналом предприятия, на исполнение сторонней организации, которая специализируется в данной области.

К основным функциям HR-службы относятся:

• подбор персонала;
• мотивация;
• развитие;
• обучение;
• оценка персонала;
• кадровое делопроизводство;
• расчет зарплат и пенсий;
• страховые и налоговые отчисления.

HR-аутсорсинг может включать в себя каждую из перечисленных функций или все вместе.

Отличия аутсорсинга от аутстаффинга

Скачайте таблицу полностью>>>

Пять причин отдать подбор персонала на аутсорсинг

Количество компаний, которые выбирают аутсорсинг HR-функций, ежегодно растёт. Такая тенденция наблюдается по нескольким причинам:

1. Необходимость повысить результативность поиска. Когда компании требуется найти сотрудника, отвечающего определенным требованиям, лучше обратиться к аутсорсингу. Специалисты подберут нужного кандидата, используя современные технологии и методы анализа.
2. Время на поиск сотрудников сильно затягивается. Специалисты аутсорсинговых компаний для поиска сотрудников применяют эффективные алгоритмы поиска. Кроме того, у них есть база специалистов, которые находятся в поиске работы, что позволяет существенно сократить время поиска.
3. Требуется найти хорошего управленца. У топ-менеджеров не принято размещать резюме в открытом доступе. А значит, будет сложно выйти на специалистов такого уровня без аутсорсера или хедхантера.
4. Недостаток времени. Услуги кадрового аутсорсинга будут особенно полезны компаниям, которые желают сконцентрироваться на важных бизнес-задачах и не хотят отвлекаться на решение кадровых вопросов.
5. Экономия средств. Услуги HR-аутсорсера обойдутся дешевле, чем содержание собственного HR-отдела.

Виды HR-аутсорсинга

Из всех предлагаемых видов HR-аутсорсинга и кадрового сопровождения практически любая фирма может подобрать именно тот пакет услуг, который ей наиболее подходит:

1-й вид: Аутсорсинг всего HR-отдела

Передача всех обязанностей HR-службы сторонней компании. Такой вариант подходит для компаний, у которых HR-бюджет превышает установленное пороговое значение. Сложности могут возникнуть в реализации такого процесса, если численность компании превышает несколько десятков человек. Компании дорого обойдется организация данного процесса, однако впоследствии можно сократить затраты на ее содержание.

При осуществлении полного аутсорсинга HR-подразделения третьим лицам передаются все основные HR-процессы. Применение такого варианта в практической деятельности организации происходит очень редко и преимущественно в небольших компаниях. Трудно подыскать грамотного аутсорсера под все кадровые процессы одновременно. Еще труднее обеспечить эффективное взаимодействие между различными компаниями-исполнителями. К тому же организация должна располагать сотрудниками, ответственными за разработку HR-стратегии и контролирующими действия фирм, предоставляющих такие услуги.

2-й вид: Лизинг и аренда персонала (аутстаффинг)

Этот вид привлечения стороннего ресурса достаточно популярен. В случае неравномерной загрузки непрофильных подразделений он способствует снижению издержек на их содержание. В то же время могут возникнуть следующие проблемы:

• недовольство сотрудников, переданных в лизинг;
• зависимость от лизинговой фирмы.

3-й вид: Аутсорсинг HR-фронт-офиса

На аутсорсинг передают такие рекрутинговые функции HR-департамента, в которых принимают участие рядовые сотрудники компании. Сюда можно отнести подбор персонала, его оценку, проведение тренингов. Это позволяет незначительно сократить затраты на непрофильные процессы и сконцентрироваться на главных задачах.

4-й вид: Аутсорсинг HR-бэк-офиса

Это передача на аутсорсинг функций HR-службы, в которых линейный персонал компании не принимает конкретного участия. Сюда входит делопроизводство и документооборот. Такой вид аутсорсинга достаточно популярен в иностранных фирмах. Он позволяет оптимизировать работу HR-подразделения, переориентировать сотрудников на решение более важных задач и сократить расходы.

5-й вид: Аутсорсинг размещения IT-систем

Данный вид аутсорсинга лежит на стыке автоматизации процессов и HR-деятельности. Он подразумевает передачу на аутсорсинг ряда процессов, включающих размещение HR-системы, ее обновление и техническую поддержку. Несмотря на то, что программное обеспечение размещают в организации, доступ к нему возможен из любой точки мира, где есть интернет. Использование такого вида аутсорсинга позволяет сократить издержки и оперативно внедрять новые процессы.

Если на аутсорс трудоустроены временные проектные работники, преоед HR-службой встает задача их мотивации. Эксперты журнала «Директор по персоналу» подготовили памятку, которая поможет удержать производительность фрилансеров.

Как удержать производительность фрилансеров>>>

Каждая организация может выбрать любой вид привлечения сторонних ресурсов, однако успешность проекта напрямую зависит от ряда основных факторов. Главным из них является уровень компетентности компании-аутсорсера. 

Читайте по теме в Системе Кадры

• Можно ли передать кадровую работу на аутсорсинг
• Какие возникают риски при оформлении договора аутсорсинга
• Можно ли передать аутсорсинговой компании право подписи кадровых документов
• Как предоставить отпуск сотруднику, который работает по договору аутсорсинга
• Как поступить с сотрудником, функции которого передали на аутсорсинг

Подбор персонала на аутсорсинге: плюсы и минусы

Многие компании передают подбор персонала специалистам сторонних компаний по ряду причин, среди которых можно выделить следующие:

• не нужно создавать кадровую службу и службу по работе с персоналом, достаточно одного кадровика или сотрудника-совместителя, которым уже не приется отвлекаться на правку локальных актов или оформление отчетов;
• растет уровень работы с кадрами. Специалисты проводят глубокую оценку профессиональных и личностных качеств кандидатов на требуемые позиции;
• ускорится процесс подбора на массовые позиции;
• внедряют современные технологии, которые гарантируют эффективность подбора;
• падают затраты на подбор персонала. Работа сторонних специалистов-профессионалов будет стоить дешевле содержания целого штата кадровиков;
• поиск идёт быстрее;
• подбор нужного сотрудника гарантирован;
• с сотрудниками сторонней организации не нужно будет заключать трудовые договоры, проыодить спецоценку условий труда на их рабочих местах.

Каких результатов добились компании за счет применения аутсорсинга (опрос журнала «Директор по персоналу»)

Обратите внимание! Все работодатели должны вести воинский учет, но передать эту обязанность на аутсорсинг сторонней организации нельзя. Поручить обязанности по воинскому учету можно только штатному сотруднику. Кроме того, по закону к ответственности за нарушения в области воинского учета военкомат привлекает организацию или ее должностное лицо.

Вместе с преимуществами всегда есть недостатки, которые проявляются в каждом конкретном случае по-разному. К основным проблемам специалисты относят:

• недостаточную компетенцию поставщика;
• низкое качество сторонних услуг.

Минусы аутсорса в кадровой работе

Смотрите плюсы и минусы HR-аутсорсинга полностью>>>

Проблем не возникнет даже на начальном этапе проекта, если правильно подойти к выбору поставщика.

Какие услуги стоит отдать на HR-аутсорсинг, а какие — нет

Условно функции HR-службы можно разделить по их важности для организации. Таким образом, выделяют основные две группы:

• Ключевые функции. Имеют большое значение для организации.
• Неключевые функции. Имеют второстепенное значение для организации.

Набор ключевых и второстепенных функций для каждой компании свой. Важно составить список всех функций и обязанностей кадровой службы и определить степень важности каждой из них для организации.

Реализацию ключевых HR-функций, таких как разработка HR-стратегии, внедрение системы мотивации и развития персонала, разработка KPI и иных стратегических задач, компания должна осуществлять самостоятельно. В то время как выполнение неключевых функций можно отдать специалистам сторонних организаций.

Основная идея HR-аутсорсинга здесь — невозможность содержать в штате необходимых узкопрофильных специалистов.

Каким компаниям могут быть интересны услуги HR-аутсорсинга

В некоторых российских фирмах аутсорсинг в сфере HR воспринимается критично и с недоверием. Другим вообще не понятно, что следует отдать на аутсорсинг и в каких случаях это можно делать. Бытует мнение, что такие сторонние услуги выгодны только для крупных фирм или, совсем наоборот, удобны только для предприятий малого бизнеса, но все это явное заблуждение.

Выгода аутсорсинга очевидна для всех предприятий и фирм, крупных и маленьких. Различными являются лишь объемы передаваемых функций и цели данного продукта. Ведь когда организация отдает сторонним специалистам непрофильные функции, она тем самым избавляет себя от излишней административной рутины, препятствующей процессу трансформации HR-департамента. При этом издержки фактически сокращаются, а затраты оптимизируются.

Как правильно выбрать компанию-провайдера

Принцип работы компании-аутсорсера

Фирма-подрядчик, осуществляя HR-аутсорсинг, исполняет все работы, которые указаны в договоре. Компания-заказчик, заключившая индивидуальный договор на комплекс услуг, может рассчитывать на успешное их выполнение.

Успешность проекта достигается только при полноценном сотрудничестве сторон. Основное достоинство этого стороннего ресурса заключается в том, что компания-провайдер, имеющая на рынке услуг узкую специализацию и соответствующий штат качественно подготовленных и компетентных специалистов-профессионалов, исполнит весь перечень порученных работ на порядок выше, нежели предприятие-заказчик.

Как выбрать провайдера

Выбор провайдера — задача, пожалуй, одна из сложных и первостепенных. Несмотря на множество имеющихся на рынке услуг предложений, с должным вниманием следует относиться далеко не к каждому. Эксперты рекомендуют выбирать компанию-аутсорсера, оценивая имеющиеся предложения по следующим критериям:

• Наличие у компании, предоставляющей услугу, свидетельства о регистрации. Документ служит наглядным подтверждением того, что компания прошла регистрацию в государственном реестре юридических лиц и трудится на законных основаниях. Если вдруг возникнут какие-либо разногласия (к примеру, порученная работа не будет исполняться в соответствии с заключенным договором), то к организации-исполнителю можно будет предъявить требования в судебном порядке.
• Как давно HR-аутсорсер предоставляет свои услуги
• Известность компании. Рейтинг компании и уровень клиентов, обращавшихся за помощью в эту организацию (присутствие среди них именитых фирм также подтверждает качество аутсорсера).
• Отзывы клиентов. Отыскать такую информацию не составит особого труда, нужно лишь посетить корпоративный сайт компании-провайдера.

Плюсы и минусы работы стороннего кадровика с документами

Скачайте таблицу полностью>>>

На что обратить внимание при заключении договора с HR-аутсорсером

В ходе организации процесса перехода к аутсорсингу персонала значение имеет подготовка правильного экономического обоснования проекта. Необходимо заранее просчитать себестоимость и риски, связанные с выполнением функции внутри компании, и сопоставить их со стоимостью и преимуществами работы с компанией-аутсорсером.

Выбирая аутсорсера, компания должна четко понимать, с какой целью принимает решение о передаче функций сторонней компании. Вместе с ответом придёт понимание, какие конкретно функции стоит передавать.

Договор на HR-аутсорсинг: фрагмент

Скачайте бланк договора полностью>>>

Факторы, которые стоит учесть при выборе подрядчика:

• Возможность контролировать деятельность компании-аутсорсера. При заключении контракта необходимо прописать четкий механизм контроля работы специалистов-исполнителей.
• Наличие гарантий со стороны подрядчика. Подтверждая свою надежность, компания — поставщик услуг обязана предоставить гарантии компетентности своих сотрудников и качества исполняемых ими работ.
• Положительная репутация компании. Ознакомление с отзывами предыдущих клиентов позволит избежать риска соглашений с фирмами-однодневками.
• Наличие четких и понятных тарифов. Организация-подрядчик должна иметь полную конкретику в обозначении стоимости предоставляемых услуг.

Важным аспектом при выборе провайдера является экономическая модель сотрудничества. Модель затрат необходимо разработать еще на стадии предварительного исследования рынка услуг. Наличие такой модели позволит получить ответы на вопросы о финансовой составляющей проекта.

Вполне вероятно, что проведение расчета экономической целесообразности проекта позволит руководству фирмы другими глазами увидеть HR-процессы, происходящие на предприятии, а результатом станет принятие наиболее оптимального решения.